Iedere onderneming kan alleen maar floreren wanneer er voldoende communicatie plaatsvindt. Een belangrijke vergadering houden in de Hofstad is dan ook een heel goed plan!

Misschien zijn er meerdere partijen met deze bespreking gemoeid. Meerdere bedrijven, of diverse afdelingen uit één en dezelfde onderneming die de koppen nodig eens bij elkaar moeten steken. De samenstelling van de genodigden maakt niet gek veel uit, eigenlijk. Het gaat er maar om dat jullie even een neutrale plek vinden om jullie verhaal aan elkaar uit de doeken te doen. Zo zit iedereen letterlijk in hetzelfde schuitje en voelen alle aanwezigen zich vanzelf meer op hun gemak. Daar komen ook de beste ideeën en perspectieven uit rollen!

Nu is het alleen nog zaak dat je een keuze maakt uit de vele vergaderlocaties in Den Haag. Dat doe je volgens onderstaande criteria.

Aangename omgeving

Ook al hoor je je te richten op wat er verteld en gedeeld wordt aan informatie, de plek waar je vergadert is wel degelijk belangrijk. De sfeer zorgt ervoor dat iedereen zich op zijn of haar gemak voelt. Alle ogen zijn op de toekomst van jullie gericht. Dat kan alleen wanneer jullie positief zijn ingesteld! Een sombere sfeer in het pand of de zaal is dan ook absoluut niet gewenst. Een lichte ruimte met prettige kleuren en een aangenaam uitzicht, dat is wat je moet hebben! Zorg wel dat behang en/of vloerbedekking niet te druk zijn en afleiden. Dat geldt natuurlijk ook voor andere elementen die je tegenkomt wanneer je de verschillende locaties gaat bekijken voordat een besluit genomen wordt.

Plek voor iedereen

Dat vooropgesteld, natuurlijk. Iedereen moet in de zaal kunnen zitten waar jullie gaan vergaderen en genoeg ruimte hebben om comfortabel te bewegen. Niemand houdt ervan om samen met een hele hoop mensen als in een sardineblikje opgepropt te zitten. Is de huidige opstelling van stoelen en tafels niet handig? Dan wil je die natuurlijk opnieuw kunnen arrangeren. Zorg dat je zeker weet dat jullie hiertoe de mogelijkheid hebben.

Op de kaart

Het wordt lastig om iedereen op tijd bij de plaats van de vergadering te krijgen wanneer er onenigheid bestaat over de exacte locatie. Dat wil zeggen, die moet wel vindbaar zijn! Sommige zalen springen niet direct in het oog of zijn heel bekend bij iedereen, of ze nu uit Rotterdam komen of niet. Zorg dus dat iedereen een uitgebreide routebeschrijving krijgt toebedeeld.

Apparatuur

Heb jij apparatuur zoals laptops en beamers nodig om een visuele voorstelling te maken van jouw verhaal? In plaats van al dat soort apparatuur mee te zeulen, kun je ook navraag doen of dat al op de locatie aanwezig is en je hiervan gebruik mag maken. Scheelt weer!

Catering

Houd rekening met de aanwezigen en zorg dat hun focus niet wordt afgeleid naar een geringe maaginhoud. Oftewel, serveer koffie, thee, sap en andere drankjes tussendoor, net als koekjes, fruit en eventueel een heerlijke lunch! Misschien kan dit ook al vanuit de locatie. Wederom: doe navraag!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *